Vergabeordnung der Stadt Bad Salzuflen zur Regelung des oberschwelligen Vergaberechts
1. Geltungsbereich und Grundsätze
1.1. Die Vergabeordnung findet Anwendung bei allen Auftragsvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte (Liefer- und Dienstleistungen, Bauleistungen und freiberufliche Leistungen).
Sie gilt für alle am Vergabeprozess beteiligten Dienststellen bzw. Einrichtungen und Mitarbeitenden der Stadt Bad Salzuflen.
1.2 Bei der Vergabe von Aufträgen, die mit Bundes-, Landes- oder sonstigen öffentlichen Mitteln gefördert werden, gelten zusätzlich die Bedingungen und Auflagen des jeweiligen Bewilligungsbescheides.
1.3 Die Vergabeordnung regelt ausschließlich innerdienstliche Angelegenheiten. Sie begründet keine Rechte für Bieter/Auftragnehmer. Soweit Dritte ganz oder teilweise mit der Durchführung von Vergabeverfahren beauftragt werden, sind diese auf die Einhaltung dieser Vergabeordnung zu verpflichten und entsprechend zu überwachen.
1.4 Die Vergabeart richtet sich nach dem objektiv und wirklichkeitsnah geschätzten Auftragswert. Näheres regelt der § 3 VgV.
Eine Stückelung oder Teilung der Aufträge zur Umgehung von Wertgrenzen und Vergabearten oder Zuständigkeiten ist nicht zulässig.
Soweit Aufträge geteilt werden, gilt die Gesamtsumme der einzelnen Lose als Vergabegrenze.
1.5 Vor Einleitung eines Vergabeverfahrens müssen die zur Finanzierung notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen oder in Absprache mit der Kämmerei bereitgestellt werden.
1.6 Bei Vergaben, die nicht Geschäfte laufender Verwaltung sind, richtet sich die Entscheidung zur Einleitung eines Vergabeverfahrens nach der Zuständigkeitsordnung der Stadt Bad Salzuflen. Bei Investitionen ab 50.000 € soll eine Wirtschaftlichkeitsberechnung erstellt werden.
1.7 Nachhaltigkeit: Jeder Beschaffungsmaßnahme geht eine Analyse durch die Dienststelle oder Einrichtung voraus, ob und welcher Bedarf besteht. Im Rahmen dieser Prüfung der Erforderlichkeit der Beschaffung soll möglichst auch der Aspekt einer umweltfreundlichen und energieeffizienten Systemlösung geprüft werden.
1.8 Bei Vergaben ist ausdrücklich das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen*) zu beachten.
1.9 Alle Leistungen, Bauleistungen und Güter sollen zu wirtschaftlichen Bedingungen und grundsätzlich im Wettbewerb beschafft werden. Alle Bieter sind gleich zu behandeln.
2. Vergabevorschriften
2.1 Für die Vergabe gelten die Vergabebestimmungen der Europäischen Union, des Bundes und des Landes sowie das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB*) einschließlich der Ausführungsbestimmungen*).
2.2 Die Vergabe von oberschwelligen Bauleistungen richtet sich nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A EU), Abschnitt 2, B und C*).
2.3 Die Vergabe von oberschwelligen Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen richtet sich nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV*) und den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)*).
2.4 Bei Auftragsvergaben an Architekten und Ingenieure sind die Bestimmungen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)*) zu beachten.
2.5 Die Vorschriften dieser Vergabeordnung werden durch weitere spezifische örtliche Regelungen*) ergänzt.
2.6 Für alle oberschwelligen Vergabeverfahren werden die Vergabe- und Vertragshandbücher des Bundes, ergänzend des Landes, angewendet.
Darüber hinaus stehen elektronische Word-Vorlagen zur Verfügung.
3. Vergabearten und Abgrenzung
3.1 Die Art der Vergabe richtet sich nach der jeweiligen Vergabeordnung (Ziffer 2).
3.2 Folgende Verfahrensarten kommen zur Anwendung:
Offenes Verfahren, nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog. Innovationspartnerschaft
3.3 Inhouse-Vergaben i.S.v. § 108 GWB
Inhouse-Vergaben werden von den Dienststellen bzw. Einrichtungen unter Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung durchgeführt und dokumentiert (siehe Ziff. 5.2).
4. Vergabeentscheidung
4.1 Nach umfassender Prüfung aller Angebote (formelle, rechnerische und fachliche Wertung) wird eine Vergabe vorgeschlagen.
5. Mitwirkung der örtlichen Rechnungsprüfung
5.1 Die örtliche Rechnungsprüfung nimmt eine Vorprüfung der Vergabeunterlagen (insbesondere Leistungsverzeichnisse) vor.
5.2 Vor der Erteilung eines Auftrages ist der örtlichen Rechnungsprüfung der vollständige Vergabevorgang vorzulegen. Soweit die örtliche Rechnungsprüfung Bedenken zum Vergabevorschlag anmeldet und die Vergabestelle (Dienststelle bzw. Einrichtung oder Zentrale Vergabestelle) bei ihrem Vergabevorschlag bleibt, entscheidet der Bürgermeister/ die Bürgermeisterin.
5.3 Bei Auftragserweiterungen siehe 6.2.
6. Auftragsvergabe
6.1 Aufträge werden grundsätzlich schriftlich oder elektronisch erteilt. Die Auftragserteilung ist zu dokumentieren.
6.2 Auftragserweiterungen
Bei Auftragserweiterungen (bei Bauprojekte und den in diesem Zusammenhang erforderlichen freiberuflichen sowie Liefer- und Dienstleistungen) ist ab 10 % (netto) Änderung des Auftragswertes gegenüber dem Ursprungsauftrag die örtliche Rechnungsprüfung durch die federführende Dienststelle bzw. Einrichtung zu beteiligen.
Die Auftragserweiterung ist zu dokumentieren.
Auftragsbezogene Nachträge sind zu addieren. Nachträge können zur Überschreitung der ursprünglichen Wertgrenze führen. In dem Fall ist die jeweils für die neue Wertgrenze zuständige Stelle zu unterrichten (z.B. Fachausschuss).
6.3 Für die Unterzeichnung der Auftragsschreiben gilt die Verfügung über die Entscheidung über Auftragsvergaben einschl. Unterzeichnung der Auftragsschreiben*).
6.4 Bei Aufträgen ist die Verfügung über die Abgabe von Verpflichtungserklärungen gem. § 64 GO NRW zu beachten*).
7. Sicherheitsleistungen
7.1 Als Sicherheitsleistungen sind grundsätzlich selbstschuldnerische Bürgschaften eines in der Europäischen Gemeinschaft zugelassenen Kreditinstituts oder Kreditversicherers anerkannt.
7.2 Auf Sicherheitsleistungen bei Bauleistungen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn Mängel der Leistung voraussichtlich nicht eintreten werden.
7.3 Auf Sicherheitsleistungen bei Liefer- und Dienstaufträgen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn davon auszugehen ist, dass die sach- und fristgerechte Durchführung der verlangten Leistung eintreten wird.
7.4 Die Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen bei Liefer-, Dienst- und Bauleistungen aus dem Vertrag soll fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten.
7.5 Die Dienststelle oder Einrichtung entscheidet, ob und in welcher Höhe Sicherheitsleistungen für die vertragsgemäße Auftragserfüllung und Gewährleistung erforderlich sind. Das Ergebnis ist in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren.
8. Vertragsstrafen
8.1 Bei Vergaben von Bauleistungen sollte von der Möglichkeit, Vertragsstrafen zu vereinbaren, nur Gebrauch gemacht werden, wenn durch eine Fristüberschreitung tatsächlich erhebliche Nachteile entstehen.
8.2 Die Strafe ist in angemessenen Grenzen zu halten. Nach der aktuellen Rechtsprechung darf der Höchstwert der Vertragsstrafen fünf Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht überschreiten; pro Werktag gelten 0,1-0,2 Prozent als angemessen.
9. Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption
Bei Auftragsvergaben sind
- das Korruptionsbekämpfungsgesetz*) sowie
- die Dienstanweisung zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption bei der Stadt Bad Salzuflen*)
zu beachten.
10. Inkrafttreten
Diese Vergabeordnung tritt am 09.07.2026 in Kraft, gleichzeitig tritt die Vergabeordnung vom 01.10.2022 außer Kraft.
*(In der aktuell gültigen Fassung)