Gemeinsame Compliance-Richtlinie für Rats-, Ausschuss- und Aufsichtsratsmitglieder der Stadt Bad Salzuflen
Präambel
1. Auskunft über persönliche Verhältnisse
2. Bestechlichkeit und Vorteilsnahme
3. Interessenkonflikte
3.1 Geschäftliche bzw. berufliche Beziehungen u. ä. zwischen Rats‑/Ausschussmitgliedern und Stadt bzw. städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen und anderen Unternehmen, Institutionen, Vereinen etc.
3.2 Mitgliedschaften, geschäftliche bzw. berufliche Beziehungen u. ä. zwischen Aufsichtsratsmitgliedern und Beteiligung(en)
4. Informationspflichten
5. Inkrafttreten
Compliance bedeutet Regeltreue und Rechtskonformität.
Die Rats‑ und Ausschussmitglieder sowie die vom Rat der Stadt Bad Salzuflen entsandten Aufsichtsratsmitglieder haben sowohl in Übereinstimmung mit der Rechtsordnung als auch mit betrieblichen und anderen Regeln zu handeln. Ein Handeln, welches an den Grundsätzen von Rechtmäßigkeit, Transparenz und Fairness ausgerichtet ist, schafft neben Vertrauen in der Öffentlichkeit auch ein günstiges Umfeld für Rats‑, Ausschuss‑ und Aufsichtsratsmitglieder, indem imageschädigende Konfliktsituationen generell vermieden werden.
Die Wahrung von Unabhängigkeit und Neutralität ist fest zu verankern. Der bloße Anschein von Interessenkonflikten und Bestechlichkeit soll durch klare Regeln verhindert werden, ohne dass das Handeln im Rahmen gesellschaftlich und unternehmerisch üblicher Verhaltensweisen eingeschränkt wird.
1. Auskunft über persönliche Verhältnisse
Unter Einbeziehung des § 43 Abs. 3 GO NRW[1] und des Korruptionsbekämpfungsgesetzes[2] gilt für die kommunalen Mandatsträger*innen (Rats- und Ausschussmitglieder) folgende Regelung hinsichtlich der Auskunft über persönliche Verhältnisse.
1.1 Auskunftspflichten
1.1.1 Rats- und Ausschussmitglieder (Mandatsträger*innen) geben schriftlich Auskunft über folgende Daten im Rahmen ihrer persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse:
1. Name, Vorname
2. Anschrift, Familienstand, ggf. Name des Ehegatten und der Kinder
3. gegenwärtig ausgeübte Berufe, insbesondere
bei unselbständiger Tätigkeit: Angabe des Arbeitgebers mit Branche bzw. Dienstherr, Angabe der dienstlichen Stellung bzw. Funktion
bei selbständigen Gewerbetreibenden: Art des Gewerbes und Bezeichnung der Firma
bei freien Berufen und sonstigen selbständigen Berufen: Angabe des Berufs und Berufszweiges sowie der Firma.
Bei mehreren gleichzeitig ausgeübten Berufen ist der Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit kenntlich zu machen.
4. Beraterverträge, insbesondere über die entgeltliche Beratung, Vertretung fremder Interessen oder der Erstellung von Gutachten, soweit diese Tätigkeiten außerhalb des von ihnen angezeigten Berufs erfolgen.
5. Mitgliedschaft in Aufsichtsräten und anderen Kontrollgremien im Sinne des § 125 Abs. 1 S. 5 des Aktiengesetzes.
6. Mitgliedschaft in Organen von rechtlich verselbständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form der in § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Landesorganisationsgesetzes genannten Behörden und Einrichtungen.
7. Mitgliedschaft in Organen sonstiger privatrechtlicher Unternehmen.
8. Vorstandsfunktionen in Vereinen oder vergleichbaren Gremien.
1.1.2 Die Auskunftspflicht umfasst nicht die Mitteilung von Tatsachen über Dritte, für welche die/der Auskunftsverpflichtete gesetzliche Zeugnisverweigerungsrechte oder Verschwiegenheitspflichten geltend machen kann.
1.1.3 Die Mandatsträger*innen haben die vorstehenden Auskünfte unmittelbar nach der Mandatsübernahme dem Bürgermeister zu geben. Änderungen zu den gemachten Angaben sind unverzüglich dem Bürgermeister mitzuteilen.
1.1.4 Von den Auskunftspflichten unberührt bleiben gegenüber Prüfeinrichtungen im Einzelfall zu gebende Auskünfte sowie die Pflicht gemäß § 31 GO NRW, eine Befangenheit im Einzelfall anzuzeigen.
1.2 Herstellung von Transparenz
1.2.1 Die Angaben nach 1.1.1 Ziffer 1 und 3 bis 8 werden nach Anhörung der Mandatsträger*innen jährlich im Internet auf den Seiten des Ratsinformationssystems der Stadt Bad Salzuflen veröffentlicht.
1.2.2 Die nach 1.1.1 Ziffer 2 erteilten Auskünfte dürfen nur im Rahmen der Geschäftsführung des Rates und der Ausschüsse verwendet werden; sie sind im Übrigen vertraulich zu behandeln. Die Anschrift kann hingegen mit Zustimmung des/der Mandatsträger*in veröffentlicht werden.[3]
1.2.3 Der Bürgermeister erstattet dem Rat einmal im Jahr schriftlich Bericht über die Einhaltung der Auskunftspflichten.
1.2.4 Nach Ablauf der Wahlperiode sind die Daten der ausgeschiedenen Mandatsträger*innen unverzüglich zu löschen.
1.3 Veröffentlichung
Name, Anschrift, der ausgeübte Beruf sowie andere vergütete und ehrenamtliche Tätigkeiten können[4] veröffentlicht werden, soweit nicht bereits eine Veröffentlichungspflicht nach 1.2.1 oder § 7 Korruptionsbekämpfungsgesetz besteht.
2. Bestechlichkeit und Vorteilsnahme
Die Mandatsträger*innen unterliegen bei der Annahme von ungerechtfertigten Vorteilen dem strafrechtlich sanktionierten Verbot der Bestechung und Bestechlichkeit von Mandatsträger*innen nach § 108e StGB[5].
Etwas Anderes gilt für Mitglieder in Aufsichtsräten von städtischen Unternehmen, die durch den Rat bestellt wurden. Diese sind im Sinne von § 11 Abs. 1 Nr. 2 StGB Amtsträger*innen und unterliegen damit den Vorschriften des § 331 StGB (Vorteilsannahme) und des § 332 StGB (Bestechlichkeit).
In diesem Zusammenhang trifft der Rat der Stadt Bad Salzuflen im Hinblick auf § 108e Abs. 4 StGB folgende ergänzende Regelungen.
2.1 Annahme von Geschenken
Die Annahme von Geldzuwendungen ist generell unzulässig. Zulässig sind die Annahme von Aufmerksamkeiten (Massenwerbeartikel, Blumensträuße etc.) und Sachgeschenken bis zu einer Wertgrenze von 20,00 Euro. Höherwertige Zuwendungen sind abzulehnen bzw. zurückzugeben.
Für die rechtliche Bewertung von Zuwendungen ist es grundsätzlich ohne Bedeutung, ob ein Vorteil der Mandatsträgerin/dem Mandatsträger persönlich zugutekommt oder einem Dritten wie dem/der Ehe- oder Lebenspartner/in, einem/einer Angehörigen bzw. einer Institution oder Gruppierung.
2.2 Bewirtungen, Veranstaltungen, Repräsentationsanlässe
Die Teilnahme an repräsentativen Veranstaltungen sowie der Kontakt mit Vertretern der Gruppen der Stadtgesellschaft zählen zu den wesentlichen Bestandteilen der ehrenamtlichen Mandatsausübung.
Die Teilnahme an Essen, Empfängen oder Festveranstaltungen ist daher für sich gesehen nicht zu beanstanden, wenn die Bewirtung den Rahmen des Üblichen nicht überschreitet.
Werden der Mandatsträgerin/dem Mandatsträger Freikarten oder ermäßigte Karten angeboten, so ist deren Annahme nicht zu beanstanden, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung im Zusammenhang mit der Mandatsausübung steht bzw. diese auf einem Ratsbeschluss beruht.
In den o. g. Fällen bestehen gegen die Einladung des/der Ehe- oder Lebenspartners/‑partnerin keine Bedenken.
2.3 Verfahren bei Dienstreisen von Mandatsträger*innen
Für die Genehmigung von Dienstreisen gilt das folgende – abgestufte – Verfahren.
2.3.1 Gewählte Ratsmitglieder nach § 40 GO NRW, Ausschussmitglieder und Aufsichtsratsmitglieder sowie komplette Ausschüsse:
eintägige Reisen: gelten als genehmigt, soweit vom Fachausschuss für notwendig erachtet
mehrtägige Reisen: sind vom Hauptausschuss zu genehmigen
2.3.2 Fraktionsvorsitzende und deren Vertreter:
eintägige Reisen: gelten als genehmigt, wenn sie innerhalb Deutschlands durchgeführt werden oder zu Institutionen führen, in denen die Stadt Mitglied ist (dann auch außerhalb Deutschlands genehmigt)
mehrtägige Reisen: sind vom Hauptausschuss zu genehmigen
Ausgenommen von der Genehmigungspflicht sind Teilnahmen an Reisen/Klausurtagungen etc. der Gremien der städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen und der Fraktionen.
2.3.3 Vertreter*innen der Stadt in Gremien des Städte- und Gemeindebundes NRW:
Es gilt eine generelle Dienstreisegenehmigung.
Die Abrechnung genehmigter Dienstreisen bestimmt sich nach den Vorschriften der Entschädigungsverordnung[6] NRW und des Landesreisekostengesetzes NRW[7].
3.1.1 In folgenden Fällen können für Rats‑ und Ausschussmitglieder Interessenkonflikte bestehen:
Beim Vorliegen von beruflichen Beziehungen bzw. Beraterverträgen mit der Stadt und/oder städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen.
Bei geschäftlichen Beziehungen zu anderen Unternehmen, Institutionen, Vereinen etc. bzw. der Mitgliedschaft in deren Kontrollgremien.
Bei Mitgliedschaften in Organen von verselbständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher oder privater Form der Behörden des Landes NRW. Das gilt grundsätzlich auch für entsprechende Behörden der anderen Länder und des Bundes.
Bei Mitgliedschaften in Organen sonstiger privatrechtlicher Unternehmen.
Beim Innehaben von Funktionen in Vereinen und vergleichbaren Gremien.
3.1.2 Jedes Rats‑/Ausschussmitglied hat Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratungs‑, Organfunktion oder geschäftlicher Betätigung bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern der Stadt oder der städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen entstehen können, unverzüglich dem Rat als Gesamtgremium offenzulegen.
3.1.3 Geschäfte[8] zwischen der Stadt bzw. städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen und einem Rats‑/Ausschussmitglied sowie diesem nahestehenden Personen sollen grundsätzlich unterbleiben. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, müssen sie branchenüblichen Standards entsprechen und nur mit Zustimmung des Rates als Gesamtgremium geschehen, sofern sie nicht durch entsprechende Regelungen in der Hauptsatzung der Stadt gem. § 41 Abs. 1 S. 2 Buchst. s GO NRW von der Genehmigung befreit sind[9].
3.1.4 Berater‑ und sonstige Dienst‑[10] und Werkverträge[11] eines Rats‑/Ausschussmitgliedes mit der Stadt bzw. einer städtischen (Mehrheits‑)Beteiligung sollen für die Dauer des Mandats nicht abgeschlossen werden. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, darf dies nur mit Zustimmung des Rates als Gesamtgremium erfolgen.
Ausbildungs‑ und Arbeitsverträge sowie beamtenrechtliche Dienstverhältnisse bedürfen jedoch keiner Zustimmung.
3.1.5 Kredite der Stadt bzw. einer städtischen (Mehrheits‑)Beteiligung an Rats‑/Ausschussmitglieder oder ihre Angehörigen sollen nicht gewährt werden. Soweit sie dennoch gewährt werden, soll dies nur zu marktüblichen Bedingungen und mit Zustimmung des Rates als Gesamtgremium geschehen.
Die Sparkasse Lemgo ist von dieser Regelung ausgenommen.
3.1.6 Rat‑/Ausschussmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern der städtischen (Mehrheits‑)Beteiligungen ausüben.
3.1.7 Die Öffentlichkeit wird einmal jährlich über angezeigte Interessenkonflikte und deren Behandlung im Internet auf den Seiten des Ratsinformationssystems der Stadt Bad Salzuflen informiert.
3.1.8 Der Weisungsbeschluss des Rates zur Entlastung des Aufsichtsrates einer städtischen (Mehrheits‑)Beteiligung erfolgt ohne die im Rat vertretenen Mitglieder des Aufsichtsrates.
3.1.9 Die Regelungen 3.1.2 bis 3.16 und 3.1.8 gelten gleichermaßen für den Bürgermeister, welcher diese Angaben gegenüber der Kommunalaufsicht zu machen hat.
Die nachfolgenden Regelungen gelten nicht nur für die Aufsichtsratsmitglieder sondern auch für die stellvertretenden Aufsichtsratsmitglieder.
3.2.1 Die Aufsichtsratsmitglieder sind dem Unternehmenswohl verpflichtet. Sie dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen für sich nutzen, welche dem Unternehmen zustehen.
3.2.2 Dem Aufsichtsrat sollen keine Mitglieder angehören, die in einer solchen persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zu dem Unternehmen stehen, welche einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann. Der Beziehung zu dem Unternehmen sind Beziehungen zu dessen Organen, einem kontrollierenden Gesellschafter oder einem mit diesen verbundenen Unternehmen gleichgestellt.
Soweit eine solche Beziehung besteht und die betreffende Person dennoch Mitglied des Aufsichtsrates ist, soll dies im Rahmen des Jahresabschlusses des Unternehmens begründet werden.
Für Beschäftigte der Stadt begründet die Gesellschafterrolle derselben keinen Interessenskonflikt im Sinne dieser Regelung.
3.2.3 Geschäfte[12] zwischen dem Unternehmen und einem Aufsichtsratsmitglied sowie diesem nahestehenden Personen sollen unterbleiben. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, sollen sie branchenüblichen Standards entsprechen und nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates als Gesamtgremium geschehen.
Verträge, die auf der Grundlage feststehender Tarife abgeschlossen werden bedürfen jedoch keiner Zustimmung.
3.2.4 Berater‑ und sonstige Dienst‑[13] und Werkverträge[14] eines Aufsichtsratsmitgliedes mit dem Unternehmen sollen für die Dauer des Mandats nicht abgeschlossen werden. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, soll dies nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates als Gesamtgremium geschehen.
3.2.5 Kredite des Unternehmens an Aufsichtsratsmitglieder oder ihre Angehörigen sollen nicht gewährt werden. Soweit die dennoch gewährt werden, soll dies nur zu marktüblichen Bedingungen und mit Zustimmung des Aufsichtsrates als Gesamtgremium geschehen.
3.2.6 Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.
3.2.7 Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, unverzüglich dem Aufsichtsrat als Gesamtgremium offenzulegen.
Daneben hat jedes Aufsichtsratsmitglied mindestens einmal gegenüber dem Gesamtgremium jährlich eine Erklärung darüber abzugeben, ob Interessenkonflikte bestehen.
3.2.8 Der Aufsichtsrat informiert die Gesellschafterversammlung und den Rat der Stadt einmal jährlich über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung.
3.2.9 Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen.
Rats‑ und Ausschussmitglieder informieren unverzüglich nach ihrer Wahl den Bürgermeister über bestehende oder mögliche Interessenkonflikte gem. 3.1.[15]
Potentielle Mitglieder des Aufsichtsrates informieren vor ihrer Wahl das Wahlgremium über bestehende oder mögliche Interessenkonflikte gem. 3.2.
Zur Information der Öffentlichkeit ist in den Lagebericht des Jahresabschlusses oder als Anlage zum Anhang des Jahresabschlusses eine Erklärung aufzunehmen, dass die Regelungen der Compliance-Richtlinie im betreffenden Jahr eingehalten wurden.
Diese Erklärung ist ebenfalls auf der Internetseite der Stadt bzw. der städtischen (Mehrheits‑)Beteiligung dauerhaft öffentlich zugänglich zu machen.
Diese Richtlinie tritt mit dem Beschluss des Rates der Stadt Bad Salzuflen in Kraft. Sie ersetzt alle bisherigen Regelungen in Bezug auf die hier dargestellten Sachverhalte.
[1] Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen
[2] Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung und zur Errichtung und Führung eines Vergaberegisters in Nordrhein-Westfalen
[3] vgl. § 43 Abs. 3 S. 3 GO NRW
[4] vgl. § 43 Abs. 3 S. 3 GO NRW
[5] Strafgesetzbuch
[6] Verordnung über die Entschädigung der Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse
[7] Reisekostengesetz Nordrhein-Westfalen
[8] im Sinne von § 111a (1) 1. AktG (Aktiengesetz)
[9] dazu gehören insb. Verträge, die auf der Grundlage feststehender Tarife abgeschlossen werden
[10] vgl. § 611 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch)
[11] vgl. § 631 BGB
[12] im Sinne von § 111a (1) 1. AktG
[13] vgl. § 611 BGB
[14] vgl. § 631 BGB
[15] entspr. § 43 Abs. 3 GO NRW