Vergabeordnung der Stadt Bad Salzuflen
1. Geltungsbereich und Grundsätze
2. Vergabestellen und -verfahren
3. Vergabevorschriften
4. Vergabearten und Abgrenzung
5. Vergabeentscheidung und Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes
6. Auftragsvergabe
7. Sicherheitsleistungen (vgl. § 21 Abs. 5 UVgO, § 9c VOB/A)
8. Vertragsstrafen (vgl. § 9a Abs. 1 VOB/A)
9. Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption
10. Inkrafttreten
1. Geltungsbereich und Grundsätze
1.1. Die Vergabeordnung findet Anwendung bei allen Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte (Liefer- und Dienstleistungen, Bauleistungen und freiberufliche Leistungen).
Sie gilt für alle am Vergabeprozess beteiligten Dienststellen bzw. Einrichtungen und Mitarbeitenden der Stadt Bad Salzuflen.
Bei Erreichen oder Überschreiten der EU-Schwellenwerte gelten die Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB*), der Vergabeverordnung (VgV)*), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Abschnitt 2 (VOB/A-EU)*) und der Konzessionsvergabeordnung (KonzVgV)*).
1.2 Bei der Vergabe von Aufträgen, die mit Bundes-, Landes- oder sonstigen öffentlichen Mitteln gefördert werden, gelten zusätzlich die Bedingungen und Auflagen des jeweiligen Bewilligungsbescheides.
1.3 Die Vergabeordnung regelt ausschließlich innerdienstliche Angelegenheiten. Sie begründet keine Rechte für Bieter/Auftragnehmer.
1.4. Alle in den folgenden Vorschriften genannten Beträge sind Nettobeträge (ohne Umsatzsteuer).
1.5 Die Vergabeart richtet sich nach dem objektiv und wirklichkeitsnah geschätzten Auftragswert. Anhaltspunkte für die Schätzung enthält § 3 VgV.
Eine Stückelung oder Teilung der Aufträge zur Umgehung von Wertgrenzen und Vergabearten oder Zuständigkeiten ist nicht zulässig.
Soweit Aufträge geteilt werden, gilt die Gesamtsumme der einzelnen Lose als Vergabegrenze.
1.6 Vor Einleitung eines Vergabeverfahrens müssen die zur Finanzierung notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen oder in Absprache mit der Kämmerei bereitgestellt werden.
Bei Aufträgen ab einem geschätzten Wert von 50.000 Euro muss zudem der Vergabe-/Baubeschluss nach der Zuständigkeitsordnung vorliegen.
Bei Investitionen von über 50.000 Euro ist eine Wirtschaftlichkeitsberechnung zu erstellen.
1.7 Nachhaltigkeit: Jeder Beschaffungsmaßnahme geht eine Analyse durch die Dienststelle oder Einrichtung voraus, ob und welcher Bedarf besteht. Im Rahmen dieser Prüfung der Erforderlichkeit der Beschaffung soll möglichst auch der Aspekt einer umweltfreundlichen und energieeffizienten Systemlösung geprüft werden.
1.8 Bei Vergaben ist ausdrücklich das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen*) zu beachten.
1.9 Die anliegende Anlage 1 – Wertgrenzen für nationale Vergabeverfahren ist Teil dieser Vergabeordnung.
2. Vergabestellen und -verfahren
2.1 Bei der Stadt Bad Salzuflen ist eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet.
Das Vergabeverfahren ist arbeitsteilig organisiert (Zentrale Vergabestelle und Dienststellen bzw. Einrichtungen).
2.2 Vergaben mit einem Auftragswert bis einschließlich 25.000 Euro wickeln die Dienststellen bzw. Einrichtungen selbst ab.
Vergaben mit einem Auftragswert über 25.000 Euro sind grundsätzlich durch die Zentrale Vergabestelle im Wege der elektronischen Vergabe (eVergabe) über das Vergabeportal durchzuführen.
2.3 Bei arbeitsteiliger Erledigung gilt:
Die Dienststellen oder Einrichtungen bleiben für die fachspezifischen Bestandteile der Vergabe (insbesondere Vergabe-/ Baubeschluss, Stammdaten, Vergabeunterlagen, Dokumentation der Vergabeentscheidungen) und die fachliche Beurteilung und Wertung zuständig.
Die Zentrale Vergabestelle übernimmt die formellen Aufgaben des Vergabeverfahrens (ins- besondere Zusammenstellung der Vergabeunterlagen, Bekanntmachung, Bereitstellung, Bieterkommunikation, Öffnung der Angebote, formelle Prüfung, Auftragsvergabe, Einholung von Auskünften, Wahrnehmung von Informations-, Veröffentlichungs- und Dokumentationspflichten, Beteiligung anderer Dienststellen z.B. örtliche Rechnungsprüfung, Archivierung).
2.4 Die Abgrenzung der Aufgaben im Vergabeprozess zwischen den Dienststellen bzw. Einrichtungen, der Zentralen Vergabestelle und der örtlichen Rechnungsprüfung regelt der Bürgermeister in der Dienstanweisung Vergabe.
2.5 In Ausnahmefällen kann in Absprache zwischen Dienststelle bzw. Einrichtung, Zentraler Vergabestelle und örtlicher Rechnungsprüfung abgewichen werden.
3. Vergabevorschriften
3.1 Für die Vergabe gelten die Vergabebestimmungen der Europäischen Union, des Bundes und des Landes einschließlich der Ausführungsbestimmungen*).
3.2 Die Vergabe von Bauleistungen richtet sich nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), Teile A (Abschnitt 1), B und C*).
3.3 Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen richtet sich nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)*) und den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)*).
3.4 Bei Auftragsvergaben an Architekten und Ingenieure sind die Bestimmungen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)*) zu beachten.
3.5 Die Vorschriften von 3.1 bis 3.4 werden durch die Bestimmungen dieser Vergabeordnung, der Dienstanweisung Vergabe sowie weiterer spezifischer örtlicher Regelungen*) ergänzt.
3.6 Für alle Vergabeverfahren werden die Vergabe- und Vertragshandbücher des Bundes, ergänzend des Landes, angewendet.
Darüber hinaus stehen elektronische Word-Vorlagen zur Verfügung.
4. Vergabearten und Abgrenzung
4.1 Die Art der Vergabe richtet sich nach der jeweiligen Vergabeordnung (Ziffer 3).
4.2 Im Vergabeverfahren ist unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der größtmögliche Wettbewerb zu schaffen.
Der Vergabe von Aufträgen muss eine öffentliche Ausschreibung oder eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen (§ 26 Abs. 1 KomHVO NRW, § 26 Abs. 2 i.V.m. Runderlass „Kommunale Vergabegrundsätze“).
4.3 Die anderen Verfahrensarten stehen nur zur Verfügung, wenn die jeweilige Vergabeordnung dies gestattet (§ 3a Abs. 1 S. 2, Abs. 2 und 3 VOB/A (Abschnitt 1) und § 8 Abs. 2 S. 2, Abs. 3 u. 4 UVgO) bzw. die nachfolgenden Wertgrenzenregelungen/Anlage 1 (Wertgrenzentabelle) eine Abweichung zulassen:
a) Liefer- und Dienstleistungen
aa) Direktauftrag
Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auftragswert bis einschließlich 10.000 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktauftrag).
Es muss ein formloser Preisvergleich z.B. durch
- Telefonnotiz über telefonische Preisrecherche,
- Ausdruck der Internetrecherche aus Preissuchmaschinen oder
- Ausdruck von E-Mail-Abfragen
erfolgen und aktenkundig gemacht werden.
Auf einen Wechsel der Bieter ist zu achten.
Es besteht eine formlose Anzeigepflicht bei der örtlichen Rechnungsprüfung ab einem Auftragswert von 3.000 Euro.
bb) Vergaben mittels E-Mail
Vergaben nach der UVgO mit einem Auftragswert bis einschließlich 25.000 Euro können per E-Mail abgewickelt werden.
cc) Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb und beschränkte Ausschreibung
Bei Vergaben mit einem Auftragswert bis einschließlich 100.000 Euro ist wahlweise eine Verhandlungsvergabe nach UVgO oder eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb zulässig.
Die Zahl der einzuholenden Angebote richtet sich nach Art und Umfang des zu vergebenden Auftrags; es sind in der Regel mindestens 3 geeignete Unternehmen zu beteiligen.
Die Prüfung der Bietereignung und der Wechsel des Bieterkreises sind in jedem Fall zu dokumentieren.
Ausnahmen hiervon sind in der Vergabedokumentation schriftlich zu begründen.
b) Bauleistungen
aa) Direktauftrag
Bauleistungen mit einem Auftragswert bis einschließlich 10.000 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktauftrag).
Es muss ein formloser Preisvergleich z.B. durch
- Telefonnotiz über telefonische Preisrecherche,
- Ausdruck der Internetrecherche aus Preissuchmaschinen oder
- Ausdruck von E-Mail-Abfragen
erfolgen und aktenkundig gemacht werden.
Auf einen Wechsel der Bieter ist zu achten.
Es besteht eine formlose Anzeigepflicht bei der örtlichen Rechnungsprüfung ab einem Auftragswert von 3.000 Euro.
bb) Vergaben mittels E-Mail
Vergaben nach der VOB/A mit einem Auftragswert bis einschließlich 25.000 Euro können per E-Mail abgewickelt werden.
cc) Freihändige Vergabe nach (VOB/A)
Eine freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB/A ist bei einem Einzelgewerk bis zu einer Grenze von 100.000 Euro und bei einer Gesamtmaßnahme bis zu einer Grenze von 200.000 Euro zulässig.
Die Zahl der einzuholenden Angebote richtet sich nach Art und Umfang des zu vergebenden Auftrags; es sind in der Regel mindestens 3 geeignete Unternehmen zu beteiligen.
Die Prüfung der Bietereignung und der Wechsel des Bieterkreises sind in jedem Fall zu dokumentieren.
Ausnahmen hiervon sind in der Vergabedokumentation schriftlich zu begründen.
dd) Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist bei einem Einzelgewerk bis zu einer Grenze von 1.000.000 Euro und bei einer Gesamtmaßnahme bis zu einer Grenze von 2.000.000 Euro zulässig.
Die Zahl der einzuholenden Angebote richtet sich nach Art und Umfang des zu vergebenden Auftrags; es sind in der Regel mindestens 3 geeignete Unternehmen zu beteiligen.
Die Prüfung der Bietereignung und der Wechsel des Bieterkreises sind in jedem Fall zu dokumentieren.
Ausnahmen hiervon sind in der Vergabedokumentation schriftlich zu begründen.
c) Freiberufliche Leistungen
aa) Freiberufliche Leistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist (vgl. § 50 UVgO). Eine Verhandlungsvergabe findet grundsätzlich in Abstimmung mit der örtlichen Rechnungsprüfung statt.
bb) Direktauftrag
Freiberufliche Leistungen mit einem Auftragswert bis einschließlich 10.000 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktauftrag).
Es muss ein formloser Preisvergleich z.B. durch
- Telefonnotiz über telefonische Preisrecherche,
- Ausdruck der Internetrecherche aus Preissuchmaschinen oder
- Ausdruck von E-Mail-Abfragen
erfolgen und aktenkundig gemacht werden.
Auf einen Wechsel der Bieter ist zu achten.
Es besteht eine formlose Anzeigepflicht bei der örtlichen Rechnungsprüfung ab einem Auftragswert von 3.000 Euro.
d) Soziale und andere besondere Dienstleistungen
Bei Aufträgen über soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne von § 130 Abs. 1 GWB mit einem Auftragswert bis einschließlich 250.000 Euro sind eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe zulässig.
e) Konzessionen
Konzessionen müssen im Wettbewerb in einem transparenten und diskriminierungsfreien Auswahlverfahren vergeben werden.
f) Inhouse-Vergaben i.S.v. § 108 GWB
Inhouse-Vergaben werden von den Dienststellen bzw. Einrichtungen unter Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung durchgeführt und dokumentiert.
4.4 Die örtliche Rechnungsprüfung nimmt eine Vorprüfung der Vergabeunterlagen (insbesondere Leistungsverzeichnisse) ab einem vorab geschätzten Auftragswert von 10.000 Euro vor (vgl. § 4 Abs. 1 Nr. 4 der Rechnungsprüfungsordnung vom 05.05.2021).
5. Vergabeentscheidung und Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes
5.1 Nach umfassender Prüfung aller Angebote (formelle, rechnerische und fachliche Wertung) wird eine Vergabe vorgeschlagen.
5.2 Die örtliche Rechnungsprüfung ist berechtigt, die Vergaben zu prüfen. Vor der Erteilung eines Auftrages ab 10.000 Euro ist die örtliche Rechnungsprüfung zu beteiligen. Soweit die örtliche Rechnungsprüfung einer mitwirkungspflichtigen Vergabe nicht zustimmt und die Vergabestelle (Dienststelle bzw. Einrichtung oder Zentrale Vergabestelle) bei ihrem Vergabevorschlag bleibt, entscheidet der Bürgermeister/ die Bürgermeisterin.
5.3 Bei Vergaben unter 50.000 Euro richtet sich die Zuständigkeit für die Vergabeentscheidung nach der Verfügung über die Entscheidung über Auftragsvergaben einschl. Unterzeichnung der Auftragsschreiben*).
5.4 Bei Vergaben ab 50.000 Euro richtet sich die Entscheidung zur Einleitung eines Vergabeverfahrens nach der Zuständigkeitsordnung der Stadt Bad Salzuflen*).
6. Auftragsvergabe
6.1 Aufträge werden grundsätzlich schriftlich erteilt. Von der Schriftform kann ausnahmsweise abgewichen werden, wenn es sich um freihändige Vergaben (VOB) oder Verhandlungsvergaben (UVgO) handelt, die für die Stadt von sehr geringer wirtschaftlicher Bedeutung sind. Von sehr geringer wirtschaftlicher Bedeutung sind Aufträge unter 3.000 Euro je Einzelfall. Die Auftragserteilung ist zu dokumentieren.
6.2 Bei Auftragserweiterungen (durch Vertragsänderungen bzw. -ergänzungen, Nachtragsangebote etc.) ist ab 10 % Änderung des Auftragswertes gegenüber dem Ursprungsauftrag die örtliche Rechnungsprüfung durch die federführende Dienststelle bzw. Einrichtung zu beteiligen.
Die Auftragserweiterung ist zu dokumentieren.
Auftragsbezogene Nachträge sind zu addieren. Nachträge können zur Überschreitung der ursprünglichen Wertgrenze führen. In dem Fall ist die jeweils für die neue Wertgrenze zuständige Stelle zu unterrichten (z.B. Fachausschuss).
6.3 Für die Unterzeichnung der Auftragsschreiben gilt die Verfügung über die Entscheidung über Auftragsvergaben einschl. Unterzeichnung der Auftragsschreiben*).
6.4 Bei Aufträgen ab 50.000 Euro ist die Verfügung über die Abgabe von Verpflichtungserklärungen gem. § 64 GO NRW zu beachten*).
7. Sicherheitsleistungen (vgl. § 21 Abs. 5 UVgO, § 9c VOB/A)
7.1 Als Sicherheitsleistungen sind grundsätzlich selbstschuldnerische Bürgschaften eines in der Europäischen Gemeinschaft zugelassenen Kreditinstituts oder Kreditversicherers anerkannt.
7.2 Auf Sicherheitsleistungen bei Bauleistungen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn Mängel der Leistung voraussichtlich nicht eintreten werden. Bei Auftragsvergaben mit einem geschätzten Auftragswert unter 250.000 Euro ist auf Sicherheitsleistungen grundsätzlich zu verzichten.
7.3 Auf Sicherheitsleistungen bei Liefer- und Dienstaufträgen soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn davon auszugehen ist, dass die sach- und fristgerechte Durchführung der verlangten Leistung eintreten wird. Auf Sicherheitsleistungen soll bei Leistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert von 50.000 Euro grundsätzlich verzichtet werden.
7.4 Die Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen bei Liefer-, Dienst- und Bauleistungen aus dem Vertrag soll fünf Prozent der Auftragssumme nicht überschreiten.
7.5 Die Dienststelle oder Einrichtung entscheidet, ob und in welcher Höhe Sicherheitsleistungen für die vertragsgemäße Auftragserfüllung und Gewährleistung erforderlich sind. Das Ergebnis ist in den Vergabeunterlagen zu dokumentieren.
8. Vertragsstrafen (vgl. § 9a Abs. 1 VOB/A)
8.1 Bei Vergaben von Bauleistungen sollte von der Möglichkeit, Vertragsstrafen zu vereinbaren, nur Gebrauch gemacht werden, wenn durch eine Fristüberschreitung tatsächlich erhebliche Nachteile entstehen.
8.2 Die Strafe ist in angemessenen Grenzen zu halten. Nach der aktuellen Rechtsprechung darf der Höchstwert der Vertragsstrafen fünf Prozent der ursprünglichen Auftragssumme nicht überschreiten; pro Werktag gelten 0,1-0,2 Prozent als angemessen.
9. Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption
Bei Auftragsvergaben sind
• die Dienstanweisung Vergabe für die Stadt Bad Salzuflen*),
• das Korruptionsbekämpfungsgesetz*) sowie
• die Dienstanweisung zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption bei der Stadt Bad Salzuflen*)
zu beachten.
10. Inkrafttreten
Diese Vergabeordnung tritt am 01.10.2022 in Kraft, gleichzeitig tritt die Vergabeordnung vom 01.04.2019 außer Kraft.
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*) in der jeweils gültigen Fassung