Bürosituation, © Stadt Bad Salzuflen

Neu­or­ga­ni­sa­ti­on des Bür­ger­ser­vice

Bürgerfreundlicher, effektiver, flexibler

Bürgerfreundlicher, effektiver und bei der Terminvergabe deutlich flexibler – das soll der Bürgerservice der Stadt Bad Salzuflen künftig sein. Bei der organisatorischen Neuaufstellung sind auch Erkenntnisse und Erfahrungen aus Nachbarkommunen eingeflossen, zugleich entstehen Arbeitszeitfenster, in denen Nacharbeiten besser erledigt werden können. „Wir wollen die Bürgerinnen und Bürger zufriedener stellen, aber auch den Kolleginnen und Kollegen ein besseres Arbeiten ermöglichen“, erklärt Alice Schuster, Fachdienstleiterin Bürgerservice. Seit dem 1. Mai ist sie bei der Stadt und hat sich intensiv in die Aufgabe der Neuaufstellung eingearbeitet: „In vielen Gesprächen haben wir intern die Situation analysiert, Ideen entwickelt und gemeinsam die Umsetzung besprochen“.

Konkret bedeutet die Neuorganisation: Ab dem 20. Juni 2022 wird die Bearbeitung der Anliegen ausschließlich mit Termin erfolgen, das bisherige Ticketsystem entfällt ersatzlos. Die Terminmöglichkeiten sollen aber zahlreicher werden und gleichzeitig wird es tagesaktuelle Terminangebote geben, sodass die Wartezeit im Rathaus entfällt. Durch Anpassung der veranschlagten Bearbeitungsdauern entstehen weitere Zeitfenster, die den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommen.

Der Bürgerservice soll ab dem 22. Juni 2022 mittwochs nur noch bis 12 Uhr geöffnet werden, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rückstände abarbeiten und die anfallenden Nacharbeiten leisten können. „Diese Verlagerung des Back Office in die Schließzeit des Bürgerservice führt automatisch dazu, dass während der Öffnungszeiten mehr Bürgertermine zur Verfügung stehen und durch die tagesscharfe Freigabe von Terminen – unter Berücksichtigung der tatsächlichen Personaldecke des Tages – in einem annehmbaren Zeitraum beständig weitere Termine im Onlinebuchungstermin zur Verfügung stehen“, erklärt Schuster.

Im nächsten Schritt soll zeitnah das städtische Telefonsystem überarbeitet werden und so über eine Bandansage der Telefonzentrale vorgefiltert werden, wer tatsächlich ein Anliegen für den Bürgerservice hat. Damit können kürzere Wartezeiten bei der telefonischen Erreichbarkeit des Bürgerservice erzielt werden. Auch Bürgermeister Dirk Tolkemitt ist von der Neuorganisation überzeugt: „Wir nehmen die Rückmeldungen unserer Bürgerinnen und Bürger ernst. Durch die neue Struktur des Bürgerservice wird es zukünftig so sein, dass das Terminkontingent steigt, Termine schneller verfügbar sind und die telefonische Erreichbarkeit deutlich verbessert wird, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei aber auch gleichzeitig Zeiten für absolut notwendige Nachbearbeitung und Abarbeitung erhalten. Ich denke, so wurde eine gute Lösung für alle geschaffen.“

Neue Öffnungszeiten des Bürgerservice:

  • Montag, Dienstag: 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr
  • Mittwoch: 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr
  • Donnerstag: 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr
  • Freitag: 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr

Zum Bürgerservice

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