Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Zugangseröffnung der Stadt Bad Salzuflen

Alle Mitarbeitenden und Organisationseinheiten der Stadt Bad Salzuflen können per E-Mail erreicht werden. Die Kommunikation per E-Mail kann jedoch Sicherheitslücken aufweisen. Unverschlüsselte E-Mails und Inhalte können auf ihrem Weg durch das Internet mitgelesen und verändert werden.

Nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) ist eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Für eine sichere, rechtsverbindliche elektronische Kommunikation eröffnet die Stadt Bad Salzuflen über die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle ab dem 01.01.2018 einen Zugang:

poststelle(at)vps.bad-salzuflen.de


Andere E-Mail-Anschriften (z. B. stadt@bad-salzuflen.de oder v.name@bad-salzuflen.de) stehen für rechtsverbindliche Erklärungen oder Dokumente ausdrücklich nicht zur Verfügung. Nachrichten an diese E-Mail-Adressen besitzen keine Rechtsverbindlichkeit, d. h. dass sie im Zweifel keine Beweiskraft haben. Dies ist zu beachten, wenn Sie beispielsweise Formerfordernisse (z.B. Schriftform) bei der Antragstellung einhalten sowie Fristen wahren müssen.

Erhält die Stadt Bad Salzuflen von Ihnen eine E-Mail, so wird davon ausgegangen, dass die Stadt Bad Salzuflen zur Beantwortung per E-Mail an die von Ihnen übermittelte Absenderadresse berechtigt ist. Sind Sie nicht damit einverstanden, müssen Sie auf eine andere Art der Kommunikation (z.B. Papierform) verweisen.

Ersetzen des Schriftformerfordernisses durch elektronische Verfahren

Eine gesetzlich vorgesehene Schriftform (= mit eigenhändiger Unterschrift) kann in vielen Fällen durch die elektronische Form ersetzt werden. Sie ist von der allgemeinen elektronischen Form zu unterscheiden. Zum Ersatz der Schriftform wird eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Eine so signierte Nachricht ist Ihnen als Person zuzuordnen und nicht unbemerkt veränderbar. Sie entfaltet dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Mithilfe einer Signaturanwendungs-Software, einem privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis) und einem dazugehörigen Kartenlesegerät, können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.

Die Variante der qualifizierten elektronischen Signatur hat sich in der Breite der Bevölkerung bisher nicht durchgesetzt und wird häufig nur professionell genutzt. Sie können auch jetzt vertrauliche Nachrichten verschlüsseln und an die Virtuelle Poststelle senden. E-Mail-Inhalte und -Anhänge geraten so nicht in die Hände von Unbefugten.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Bad Salzuflen unterstützt:

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadt Bad Salzuflen über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Öffentlicher Schlüssel der Stadt Bad Salzuflen für das Postfach der Virtuellen Poststelle

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail-Programms, um verschlüsselt mit der Stadt Bad Salzuflen kommunizieren zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Bad Salzuflen übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail-Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Bad Salzuflen in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse vps@bad-salzuflen.de auswählen.

Die Stadt Bad Salzuflen verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse).

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Signatur

Die Stadt Bad Salzuflen kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • Bundesagentur für Arbeit
  • Bundesnotarkammer
  • D-Trust GmbH
  • Deutsche Rentenversicherung Bund
  • Deutsche Rentenversicherung Rheinland
  • Deutsche Rentenversicherung Westfalen
  • Deutscher Sparkassen Verlag GmbH
  • Deutsche Telekom AG
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • medisgn GmbH

Dateigröße

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 50 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Dateianhänge und Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Bad Salzuflen versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bad Salzuflen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen nutzen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word ab Version Microsoft Office 2007 (.docx)
  • Microsoft Excel ab Version Microsoft Office 2007 (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint ab Version Microsoft Office 2007 (.pps/pptx, ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Bad Salzuflen zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich – laufend aktualisiert wird.

Sonstige Hinweise

Ist Ihre E-Mail nicht bearbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bad Salzuflen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, können Sie sich selbstverständlich in Papierform an die Stadt Bad Salzuflen wenden.