Elektronische Kommunikation

Formlose elektronische Kommunikation

Alle Mitarbeitenden und Organisationseinheiten der Stadt Bad Salzuflen können per einfacher E-Mail erreicht werden. Die formlose elektronische Kommunikation per E-Mail kann jedoch Sicherheitslücken aufweisen. Unverschlüsselte E-Mails und Inhalte können auf ihrem Weg durch das Internet mitgelesen und verändert werden.

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
- Zugangseröffnung der Stadt Bad Salzuflen -

Nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Nordrhein, § 36a Erstes Buch Sozialgesetzbuch sowie § 87a Abgabenordnung ist eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen De-Mail-Eingangsadresse eröffnet die Stadt Bad Salzuflen den Zugang zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen.

Virtuelle Poststelle

Wenn Sie mit der Stadt Bad Salzuflen sicher und rechtsverbindlich auf elektronischem Wege kommunizieren möchten, nutzen Sie bitte die zentrale E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle:

Andere E-Mail-Anschriften (z.B. stadt@bad-salzuflen.de oder v.name@bad-salzuflen.de) stehen für rechtsverbindliche Erklärungen oder Dokumente ausdrücklich nicht zur Verfügung. Nachrichten an diese E-Mail-Adressen besitzen keine Rechtsverbindlichkeit, d.h., dass sie im Zweifel keine Beweiskraft haben.

Ersatz des Schriftformerfordernisses 

Die Zugangseröffnung bietet die Möglichkeit der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation auch für formgebundene Vorgänge. Eine gesetzlich vorgesehene Schriftform (= mit eigenhändiger Unterschrift) kann in vielen Fällen durch die elektronische Form ersetzt werden. Zum Ersatz der Schriftform wird eine qualifizierte elektronische Signatur verlangt. Eine so signierte Nachricht ist Ihnen als Person zuzuordnen und nicht unbemerkt veränderbar. Sie entfaltet dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Mithilfe einer Signaturanwendungs-Software, einem privaten Signaturschlüssel (Chipkarte oder neuer Personalausweis) und einem dazugehörigen Kartenlesegerät, können E-Mails und Dokumente qualifiziert elektronisch signiert werden.

Verschlüsselung

Sie können vertrauliche Nachrichten verschlüsseln und an die virtuelle Poststelle senden. E-Mail-Inhalte und -Anhänge geraten so nicht in die Hände von Unbefugten.

Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Bad Salzuflen unterstützt:

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie von der der Stadt Bad Salzuflen über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Öffentlicher Schlüssel der Stadt Bad Salzuflen für das Postfach der Virtuellen Poststelle

Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Installieren Sie ggf. ein E-Mail-Programm, mit dem Zertifikate verwaltet werden können. Hinterlegen Sie Ihr eigenes Zertifikat zur E-Mail-Verschlüsselung in Ihrem E-Mail-Programm. Laden Sie dann den öffentlichen Schlüssel der Stadt Bad Salzuflen in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail-Programms: 

Senden Sie Ihre E-Mail verschlüsselt an die E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle:

Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Bad Salzuflen übermittelt. Die Stadt Bad Salzuflen verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifikatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse).

De-Mail

Die zentrale De-Mail-Adresse für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Bad Salzuflen lautet

Für andere De-Mail-Adressen der Stadt Bad Salzuflen wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Voraussetzung für die Nutzung von De-Mail ist die Einrichtung eines entsprechenden De-Mail-Kontos. Dieses ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Weitere Informationen erhalten Sie auf dem Informationsportal De-Mail unter www.de-mail.info.

Ersatz der gesetzlich angeordneten Schriftform

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Bad Salzuflen ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich.

Eine gesetzlich angeordnete Schriftform (= mit eigenhändiger Unterschrift) kann nach § 3a VwVfG NRW, § 36a Erstes Buch Sozialgesetzbuch sowie § 87a Abgabenordnung durch eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt werden. Nur die Versandoption „absenderbestätigt“ ermöglicht die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Bad Salzuflen. 

Schließen des Postfachs

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach dauerhaft schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Antwort per E-Mail

Erhält die Stadt Bad Salzuflen von Ihnen eine E-Mail, so wird davon ausgegangen, dass die Stadt Bad Salzuflen zur Beantwortung per E-Mail an die von Ihnen übermittelte Absenderadresse berechtigt ist. Sind Sie nicht damit einverstanden, müssen Sie auf eine andere Art der Kommunikation (z.B. Papierform) verweisen.

Signatur

Die Stadt Bad Salzuflen kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • Bundesagentur für Arbeit
  • Bundesnotarkammer
  • D-Trust GmbH
  • Deutsche Rentenversicherung Bund
  • Deutsche Rentenversicherung Rheinland
  • Deutsche Rentenversicherung Westfalen
  • Deutscher Sparkassen Verlag GmbH
  • Deutsche Telekom AG
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • medisgn GmbH

Dateigröße

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 50 MB begrenzt, der De-Mails auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Dateianhänge und Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Bad Salzuflen versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bad Salzuflen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen nutzen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word ab Version Microsoft Office 2007 (.docx)
  • Microsoft Excel ab Version Microsoft Office 2007 (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint ab Version Microsoft Office 2007 (.pps/pptx, ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Bad Salzuflen zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich – laufend aktualisiert wird.

Sonstige Hinweise

Ist Ihre E-Mail nicht bearbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann beispielsweise durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bad Salzuflen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen, können Sie sich selbstverständlich in Papierform an die Stadt Bad Salzuflen wenden.